Учет и отчетность на предприятии без полного документооборота, просто невозможно представить. Главным элементом в любой деятельности от предпринимателей до организаций является делопроизводство, частое несоответствие нормативным актам приводит к нарушению, что влечет за собой ответственность.
Положение по командировкам
В первую очередь руководитель составляет приказы и распоряжения о командировках, закладывается бюджет по расходам, что служит гарантией для успешного выполнения задач и целей поездок. В документах командированного лица, основными пунктами принято считать:
- Данные командированного лица, специальность и занимаемая должность в компании, предпочтение отдается сотрудникам со стажем работы и официально трудоустроенных специалистов по трудовому договору;
- Количество дней и населенный пункт командировки;
- Цель визита в компанию, для получения или внесения предложений по улучшению или модернизации работы.
Приглашения и соглашения сторон для командировки
Организация, вызывая фирму принять участие в производственном вопросе, высылает приглашение, которое прилагается к приказу о командировке, что подтверждает цель и причину поездки. Заграничным командировкам присуща особая важность, четкое оформление и регистрация сопутствующих документов, с переводами на языки принимающей стороны.
Форма приглашения не имеет официального бланка, основным критерием – это четкие данные, внесенные в приказ по предприятию, а также организационные моменты по размещению специалистов, которые компания возьмет на себя или возместит самостоятельно. Дополнительная информация приглашения – это деловая этика и вежливость принимающей стороны.
На практике последнее время встречается письменная договоренность между сторонами, особенно необходимо при стажировке в поездках за рубеж. Такой договор можно оформить путем электронной или почтовой связи, что подтвердить документальное происхождение сделки, с указанием приглашенных лиц, периода проведения и цели мероприятия.
Задания и планы командировок
Грамотно организованный процесс командировки всегда приветствуется, а заграничной тщательно планируется. Поэтому руководитель, рассматривает цели командировок, что облегчает рассмотреть и выяснить необходимость в поездках и позволяет расставить приоритеты в выборе.
Зачастую помимо распоряжений о командировках и устных рекомендаций, подготавливается служебное задание специалисту, в котором указываются моменты для модернизации и усовершенствования процесса работы компании. Если в поездках по стране такой документ не является обязательным, то при заграничных командировках нормативные акты утверждаются заранее и подписываются к исполнению. Задание носит сформулированный характер, не содержит общих фраз, а только четкие предписания и задания, такие как:
- Страна пребывания в командировке;
- Цель и задачи поездки;
- Период проведения мероприятий;
- Планы переговоров или предмет договора, по которому заключается контракт;
- Дополнительная информация, требуемая для достижения целей и поставленных задач специалистом в командировке.
Документальное оформление для командировки
С одной стороны отправить сотрудника в командировку кажется простым и естественным процессом, однако на практике возникают сложности при оформлении документов, для поездок необходимо:
- Регламентные распоряжения по предприятию;
- Оформление удостоверения, с указанием дат командировки;
- Зарегистрировать в журнале запись о командировке;
- Уведомить сотрудника о наличии расходов, дать указания о требовании документов для отчетности по командировке, при пользовании и тратах авансовых средств;
- Выдать специалисту аванс, указания, план и возможные задания по командировке.
Заграничные поездки, предусматривают выдачу денежных средств в иностранной или конвертируемой валюте. Составляют смету по расходам, обмену валют, и обязательно оформляют документы на въезд принимающей страны. По возвращению из командировки, сотрудник готовит отчет о поездке куда входит: отчет об использовании средств, отчёт о выполнении поставленных целей и реализации задач, что в будущем плодотворно отразиться на деятельности компании.