Данная тема актуальна, ведь многие люди в 2017 планируют поехать в командировки или отдыхать. Для проживания они чаще всего выбирают гостиницы, ведь это один из удобных вариантов, но не каждый знает правильное оформление брони и оплаты. Как избежать облагаемых налогов и предварительных взносов при брони и оплате гостиницы в командировках?
Правильная регистрация командировки в 2017 году
В 2017 году улучшена форма регистрации командировки, поскольку не нужно оформлять и утверждать большую кипу документов. Раньше необходимо было оформлять командировочные справки и служебные задания, но людям было неудобно это использовать и вскоре эти правила отменили. Со временем администрации гостиниц пришлось отменить и ведение журналов учета командированных работников.
На сегодняшнее время срок пребывания командированного определяется исключительно по проездному билету. Это и проще и удобнее. Не стоит забывать о необходимом наличии служебной записки, путевого листа, квитанции, счета и чеков на бензин, которые должны выдать на предприятии. Далее идет к рассмотрению следующий вопрос: как сэкономить на командировочных расходах?
Ведение учетных журналов командированных работников
На сегодняшний день нет необходимости вести журналы учета выбывших или прибывших на фирму сотрудников. Бланки учетных журналов были отменены по приказу Министерства Труда еще 17 сентября 2015 года. Однако, если руководитель фирмы сочтет нужным вести журнал учета, то его необходимо будет вести.
Для отказа ведения журнала необходимо просто прекратить делать записи в нем. Правильным решением будет оформить специальный документ об отказе ведения, ведь тогда ни руководитель, ни администрация компании не сможет предъявить сотруднику претензии по прекращению ведения журнала.
Главным атрибутом при оформлении данного документа является дата прекращения ведения записей. Этот документ должен заверить сотрудник, отвечающий за ведение журнала.
Если все-таки было принято решение о продолжении ведения записей в журнал учета, то можно обратиться к приказу Министерства Труда № 739н, а также можно использовать свой.
Указ об определении сотрудника в командировку
Существует указ о направлении сотрудника фирмы в командировку на основании письменного решения работодателя. В этом документе должно быть указано время пребывания сотрудника компании в командировки, ведь если это будет все в устной форме, может произойти недоразумение по поводу начисления суточной зарплаты и при учете расходов.
Следует отметить, что должен быть в наличии документ о разрешении работодателем проезда на личном или общественном транспорте сотрудника. Также должна быть в наличии служебная записка и маршрутный лист.
Документ оплаты проживания в гостинице
При наличии проездных документов, пребывание сотрудника фиксирует талон от самой гостиницы. Этот талон предусматривает 4 обязательных пункта:
- ФИО исполнителя;
- ФИО сотрудника, направляемого в командировку;
- Информация о бронированном номере;
- Цена брони номера.
Также у сотрудника должна быть в наличии подтверждающая первичка, в которой будет указана стоимость проживания с возможными расходами. В ней, кроме стоимости, должна быть указана дата пребывания и составления данного документа, должность и подпись командированного. Поэтому перед командировкой нужно указать должность, согласно которой будут заселять в номер гостиницы, ведь будет неправильным, если человек, имеющий пониженную должность, будет проживать в «люксе», также вхождение в счет питания.
Оплачивание взносов
Сотрудники, которые не имеют в наличии документов на оплату гостиницы, должны потребовать у работодателя возмещение ущерба. Также должны выплачиваться страховые взносы, отказ от взносов рассматривается в суде.
В данной статье рассмотрены все нюансы оформления командировок и оплаты гостиниц, которые помогут при сборах в командировку и заселении в гостиницу.